Kunjungan dosen ke SMA dan SMK
Satu alur dari izin berkunjung sampai masukan sekolah terjawab
Ajukan kunjungan, dapatkan surat tugas, laporkan apa yang disampaikan sekolah, dan pastikan setiap masukan ditangani unit yang tepat. Dosen berikutnya membawa jawabannya kembali ke sekolah.
Masuk ke sistem
Gunakan akun Google Workspace @gunadarma.ac.id atau @staff.gunadarma.ac.id.
Pertama kali masuk? Anda otomatis terdaftar sebagai dosen dan dapat langsung memakai sistem. Profil (NIDN/NIP, program studi, nomor HP) bisa dilengkapi kapan saja.
Mengapa sistem ini dibuat
Dosen Gunadarma rutin berkunjung ke sekolah, sering ke almamaternya sendiri. Selama ini izin diurus lewat surat dan pesan, laporan tersebar, dan permintaan sekolah, seperti informasi beasiswa atau pelatihan guru, tidak jelas siapa yang menjawab.
Sistem Almamater menyatukan semuanya. Setiap kunjungan punya izin dan surat tugas resmi, setiap masukan sekolah punya penanggung jawab dan tenggat, dan riwayat tiap sekolah terbaca oleh siapa pun yang akan berkunjung ke sana.
Yang Anda dapatkan
- Surat tugas PDF bernomor otomatis, bisa diverifikasi lewat kode QR
- Briefing sekolah sebelum berangkat: riwayat kunjungan dan masukan yang masih terbuka
- Pengingat otomatis untuk persetujuan, laporan, dan tenggat penanganan
- Dasbor sesuai peran, dari kunjungan pribadi sampai ringkasan pimpinan
Alur satu kunjungan
Alurnya berbentuk lingkaran. Masukan yang dibawa pulang dari sekolah tidak berhenti di laporan: unit menanganinya, lalu dosen berikutnya menyampaikan jawabannya ke sekolah yang sama.
-
1
Ajukan kunjungan oleh Dosen
Pilih sekolah, tentukan jadwal dan tujuan, ajak rekan sebagai tim. Sistem memberi tahu bila ada kunjungan lain ke sekolah yang sama dalam 14 hari.
-
2
Disetujui Rektorat oleh Rektorat atau penerima delegasi
Pengajuan ditinjau paling lambat 2 hari kerja: disetujui, diminta revisi, atau ditolak. Saat disetujui, surat tugas PDF bernomor terbit otomatis dengan kode QR untuk verifikasi.
-
3
Berkunjung oleh Dosen dan tim
Sebelum berangkat, baca briefing sekolah: kunjungan terakhir, masukan yang masih terbuka, dan hasil penanganan yang perlu disampaikan ke pihak sekolah.
-
4
Laporkan hasil oleh Dosen
Paling lambat 3 hari setelah kunjungan: siapa yang ditemui, jumlah peserta, ringkasan, foto, dan setiap masukan sekolah (permintaan, saran, kritik, pertanyaan, peluang kerja sama).
-
5
Masukan ditangani oleh Koordinator Pusat dan PIC unit
Koordinator Pusat memilah masukan dan menugaskannya ke unit yang tepat beserta tenggat. PIC unit mengerjakan dan menuliskan hasilnya.
-
6
Hasil disampaikan oleh Dosen berikutnya
Dosen yang berkunjung berikutnya ke sekolah itu melihat hasil penanganan di briefing, menyampaikannya, lalu menandainya sudah disampaikan. Sekolah tahu masukannya didengar.
Siapa melakukan apa
Menu yang Anda lihat setelah masuk menyesuaikan peran. Satu orang bisa memegang lebih dari satu peran, misalnya dosen yang juga PIC unit.
- Dosen
- Mengajukan kunjungan, mengunduh surat tugas, mengisi laporan dan masukan sekolah, mencatat sekolah almamaternya.
- Rektorat
- Menyetujui atau menolak pengajuan, dan dapat mendelegasikan persetujuan selama berhalangan.
- Koordinator Pusat
- Memilah masukan sekolah, menentukan unit penanggung jawab dan tenggat, memantau penanganan.
- PIC unit
- Menangani masukan yang ditugaskan ke unitnya dan menuliskan hasil yang bisa disampaikan ke sekolah.
- Admin
- Mengelola pengguna dan peran, data master, verifikasi sekolah baru, serta pengaturan sistem.
Pertanyaan umum
Siapa yang bisa masuk?
Seluruh staf dan dosen dengan akun Google @gunadarma.ac.id atau @staff.gunadarma.ac.id. Saat pertama kali masuk Anda terdaftar sebagai dosen; Admin menambahkan peran lain bila diperlukan.
Apakah perlu kata sandi baru?
Tidak. Masuk memakai akun Google kampus yang sudah Anda punya.
Sekolah yang saya tuju belum ada di daftar.
Tambahkan langsung dari formulir pengajuan. Admin akan memverifikasi data sekolah tersebut, dan pengajuan Anda tetap bisa berjalan.
Bagaimana jika jadwal berubah setelah disetujui?
Batalkan kunjungan dari halaman kunjungan dengan alasan, lalu ajukan jadwal baru. Surat tugas lama otomatis ditandai batal.
Masukan sekolah ditangani oleh siapa?
Koordinator Pusat menugaskannya ke unit terkait, misalnya PMB, Humas, atau program studi. Perkembangannya terlihat di profil sekolah.
Bagaimana memastikan surat tugas asli?
Pindai kode QR di surat. Halaman verifikasi menampilkan nomor surat, nama sekolah, dan tim yang ditugaskan.